Digitalni asistenti u firmi: četiri stvari koje vlasnik oseća pre nego što išta kupi

Razgovori o digitalnim asistentima u firmama od trideset do sto pedeset ljudi retko počinju od tehnologije. Počinju od četiri stvari koje vlasnik ili direktor već oseća, obično bez reči za to.

Prva: vlasnik radi tuđi posao

Ponude, mejlovi kupcima, tenderska dokumentacija, prevod za partnera iz inostranstva. Sve to piše vlasnik, jer „niko drugi ne zna da napiše kako treba”. To su sati koje niko ne naplaćuje, a koji nedostaju tamo gde vlasnik jedini može da odluči. Asistent koji sastavi prvu verziju ponude na osnovu vaših ranijih ponuda vraća te sate direktno vlasniku. To je i razlog zašto vlasnik lično plaća uvođenje: oseća ga na svom kalendaru prve nedelje.

Druga: zaposleni već koriste besplatne alate

U većini firmi neko iz komercijale ili računovodstva već koristi besplatan asistent na telefonu. U njega lepi cenovnike, ugovore, podatke kupaca i zaposlenih. Vlasnik to ne zna, ili ga ne brine dok ne čuje šta sve može da ode van firme. Ovo je najčešći razlog da se uvođenje ubrza: nešto se već dešava bez pravila. Pravila na jednoj strani, šta se nikad ne unosi i ko za šta odgovara, vrede više od bilo kog alata.

Treća: probali su, nije uspelo

Vlasnik je probao sam, dobio opšti tekst koji liči na sve i ni na šta, i zaključio da to nije za njegovu firmu. Nije pogrešio u zaključku, pogrešio je u metodu. Asistent bez vaših dokumenata, vaših primera i vaših pravila daje opšte odgovore. Zato uvođenje radimo na stvarnim zadacima: šablon za ponudu na osnovu vaših deset najboljih ponuda, izveštaj na osnovu vašeg obrasca, dopis na osnovu vašeg tona. Obuka bez vaših zadataka je trošak.

Četvrta: strah od zaostajanja

Konkurent ili kupac iz Nemačke pominje nove alate, a vlasnik ne zna odakle da krene. Taj strah je koristan samo ako vodi do pitanja koje vredi: koje poslove u ovoj firmi asistent može da preuzme sledećeg meseca, a koje ne sme. Na to pitanje se ne odgovara iz kataloga alata. Odgovara se posle jednog dana u firmi, razgovora sa pet do šest ljudi i popisa gde zaista odlaze sati.

Šta iz toga sledi za uvođenje

Prvo dijagnostika, pa odluka o alatima, ne obrnuto. Jedan dan u firmi daje izveštaj na tri strane: šta asistent preuzima za mesec dana, kojim redom i koji alat za koga. Tek onda uvođenje: nalozi, pravila korišćenja, šabloni na vašim zadacima, obuka menadžmenta i zaposlenih, pa trideset dana podrške.

Dve granice koje držimo. Licence ostaju vaše, mi ih ne preprodajemo i nemamo interes da vam prodamo više naloga nego što vam treba. I: opšti asistent ne sme da bira ljude. Zato svako uvođenje uključuje i deo „kad zapošljavate” na platformi koja je za to napravljena, sa profilom radnog mesta i odlukom koju donosi čovek.